إدارة سجلات العملاء

ما الذي يغطيه هذا الدليل؟

1. 1

   ابحث قبل إنشاء سجل آخر

   افتح العملاء وابحث عن جهة الاتصال بالمعلومات التعريفية المتاحة. راجع النتائج قبل إضافة سجل قد يكرر شخصاً معروفاً للفريق، وتأكد من العمل داخل مساحة العمل المقصودة.

2. 2

   أنشئ ملف جهة الاتصال أو صححه

   أدخل البيانات المدعومة وراجع الكتابة ومعلومات الهوية. ميّز الاسم المعروض عن هوية التواصل الفعلية. لا تعتبر المعلومة متحققاً منها لمجرد إدخالها في سجل.

3. 3

   حافظ على هويات العميل المدعومة

   راجع هويات البريد الإلكتروني والهاتف وواتساب المستخدمة في الدعم وتحقق من القيمة والنوع قبل الحفظ. لا يؤدي وجود هوية في الدليل وحده إلى ربط قناة رسائل خارجية أو السماح بتكامل.

4. 4

   أضف وسوماً وحقولاً مفيدة

   استخدم الأدوات المتاحة لتصنيف المعلومات المهمة للدعم وتخزين حقول إضافية. اتبع تسمية متسقة يستطيع الزملاء فهمها. احتفظ بنقاش الحالة التفصيلي في التذكرة بدلاً من تحويل حقل قصير في الملف إلى أرشيف رسائل.

5. 5

   اربط المؤسسة الصحيحة

   اعثر على المؤسسة أو أنشئها من أدوات الدليل المدعومة ثم راجع علاقة جهة الاتصال بها. تحقق من الاسم والنطاق عند توفرهما؛ لا يكفي تشابه الاسم المعروض لتأكيد العلاقة.

6. 6

   تحقق من السجل ضمن سير التذكرة

   افتح التذكرة المطلوبة أو أنشئها وتحقق من صاحب الطلب والمؤسسة. راجع ظهور السجل للموظف بما يشمل القيم الطويلة والمختلطة الاتجاه. احفظ مرة واحدة وتحقق من النتيجة قبل متابعة الرد للعميل.